Как коворкинг помогает компаниям сокращать расходы на сервис

Почему компаниям целесообразно передавать сервис на аутсорс

Поддержание офисного пространства в порядке — сложная и ресурсозатратная задача, выполнение которой кажется незаметным. И все же объем работ в этом направлении довольно велик: необходимо следить, чтобы в кулере всегда была вода, чтобы в принтерах хватало бумаги, в кофеварке кофе, своевременно убирался мусор, а пропуски всегда были заказаны. Компания может назначить эти задачи отдельному сотруднику — офис-менеджеру, а может доверить их команде, что требует высокого уровня самостоятельности. В обоих случаях это дает дополнительную нагрузку на организацию. Найм офис-менеджера требует времени, адаптации к конкретным задачам компании, формирования зарплатного и премиального фонда, что может быть невыгодно для малого и среднего бизнеса. А в случае, когда уют и атмосфера в офисе становится ответственностью команды, могут пострадать основные задачи сотрудников: человек может просто забыть, какой документ ему нужно было распечатать и отправить, пока искал, где найти бумагу или картридж для принтера. Представители компании Multispace подсчитали, что один сотрудник может терять до 60 минут в день на выполнении рутинных задач, связанных с сервисными процессами.

Экономия на сервисе не означает, что нужно резко сократить использование клининга, перестать заправлять кофемашины и проверять сканеры. Наоборот, компания может доверить эти процессы третьим лицам, и оператор коворкинга — один из лучших вариантов.

Почему стоит доверять свой комфорт оператору:

- Оператор знает все нюансы, связанные с офисным пространством, а также его возможности;

- У оператора есть налаженная сеть контактов и поставщиков услуг: от клининга до обслуживания кофемашин;

- Оператор в курсе потребностей своих арендаторов и поможет грамотно адаптировать пространство под нужды бизнеса.

У оператора, особенного сетевого, есть целый штат сотрудников, для выполнения этих задач. И если один заболеет или уйдет в отпуск, то его задачи всегда выполнит другой сотрудник.

Какие задачи снимает с компании коворкинг

Сервис и забота о комфорте рабочего пространства изначально включена в стоимость аренды гибкого офисного пространства. Оператор берет на себя все моменты, связанные с уютом арендаторов:

- Поддержание чистоты и функциональности пространства;

- Предоставление клининга, поддержание внутренних систем офиса в рабочем состоянии: от климат-контроля до кофемашин. Также оператор, при необходимости, берет на себя реорганизацию пространства, если у арендатора изменились требования или численность команды;

- Ремонт и обслуживание офисной техники. Зажевавший бумагу принтер или плазма, которая упорно не желает демонстрировать видеоконференцию, перестает быть головной болью сотрудника. Коллеги могут переключиться на другие операционные задачи, пока оператор коворкинга привлекает специалистов для починки неисправной техники;

- Работа на ресепшен. Встретить курьера, заказать пропуск или отправить пакет документов можно через ресепшен коворкинга, не отвлекая сотрудников от работы;

Организация неформальных мероприятий

Оператор может выступать в роли организаторов мероприятий для арендаторов: проводить тематические вечеринки, игровые вечера или просто угощать резидентов чем-то вкусным для поддержания настроения.

Команды, располагающиеся в гибких офисных пространствах экономят часы своего рабочего времени благодаря такому делегированию. Эта стратегия позволяет одновременно обеспечить и продуктивность команды, и ее комфорт.