Как правильно заключить договор аренды офиса

Специалисты Отдела коммерческой недвижимости инвестиционно-риэлторской компании Est-a-Tet – лидера продаж новостроек в Московском регионе – подготовили перечень рекомендаций для арендаторов и собственников при заключении договора аренды, которые позволят избежать спорных моментов в ходе арендных отношений и минимизировать дополнительные издержки.

1. Срок договора

Формально в договоре аренды обязательно должен указываться предмет договора и сумма контракта, то есть арендная ставка. При этом срок договора может отсутствовать, более того, это отдельный предмет для раздумий арендатора. С одной стороны, любой договор сроком более чем на один год, должен проходить обязательную государственную регистрацию. Некоторые арендаторы стараются избежать организационных и денежных издержек, связанных с регистрацией договора, тогда как правообладатели в свою очередь стремятся все-таки проделать эту операцию, чтобы в случае досрочного расторжения без предупреждения со стороны арендатора, им не пришлось через суд добиваться расторжения. По умолчанию собственник не может расторгнуть договор без письменного согласия арендатора. Однако арендатору стоит учитывать такой интересный момент – заключая долгосрочный договор сейчас с “кризисными” арендными ставками, когда рынок начнет расти, он окажется в весьма выгодном положении – при общем росте цен у него будет более низкая ставка», – рассказывает Елена Мишина, руководитель Отдела коммерческой недвижимости Est-a-Tet

2. Ответственность при досрочном расторжении договора

Еще одна причина, почему арендаторы избегают долгосрочных договоров, – это та ответственность, которую они несут в случае досрочного расторжения. Существует два вида обеспечения расторжения – страховая сумма и сумма в счет оплаты последнего периода аренды, которые удерживаются собственником в случае досрочного расторжения. До недавнего времени использовался в основном квартальный депозит, сейчас многие собственники перешли к месячной оплате. Для арендатора предпочтительней выбирать вариант с оплатой последнего месяца аренды, поскольку это позволяет не замораживать значительные денежные средства. Для собственников, как правило, не предусматриваются никакие штрафы при досрочном расторжении, только возврат депозита арендатору.

3. Арендная ставка

Как правило, помимо фиксации суммы арендной ставки, в договоре прописывается условия ежегодной индексации ставки, чаще, чем раз в год ставка не меняется, как правило. Указывается либо фиксированный процент (до 10%), либо индексация привязывается к какому-нибудь макроэкономическому показателю – проценту инфляции или индексу потребительских цен. Иногда индексация собственником не предусматривается, в последнее время это стало довольно частой практикой. В случае, если арендатор не согласен в размером индексации по итогам года, он может заказать независимую оценку, которая определит, насколько выросла цена объекта, исходя из текущей рыночной ситуации.

4. Предмет договора

Для объектов нового строительства актуален и вопрос определения предмета договора, который на момент заключения физически отсутствует. Как правило, к договору прилагается план помещения, однако нередко после обмеров БТИ фактическая площадь офиса может измениться. Такие нюансы также учитываются в договоре – либо предусматривается повышение/понижение ставок в зависимости от изменения площади, либо фиксация ставки независимо от изменений.

5. Отделка

Довольно серьезные риски для арендаторов связаны с самостоятельным проведением отделочных работ, поскольку отделка увеличивает себестоимость и привлекательность помещений, и в случае досрочного расторжения арендатор несет значительные издержки. Если аренда долгосрочная, то отделка проходит амортизацию, однако для более краткосрочной – она может не успеть окупиться.

Оптимальный вариант для арендатора – это совместная с собственником оплата отделки. Еще один вариант – арендные каникулы (освобождение арендатора от уплаты арендной ставки в период проведения ремонта), однако стоит понимать, что на время выполнения отделки все равно компании придется платить за аренду текущего помещения. Для арендатора важно в договоре зафиксировать положение, что при досрочном расторжении арендодатель должен возместить арендатору издержки на ремонт, при этом к договору должна прилагаться смета ремонта и платёжные документы об оплате.

6. Срок уведомления о расторжении

Еще один важный пункт договора – срок уведомления о расторжении. В последнее время он сократился с трех месяцев до одного.

7. Показ помещений

В договоре необходимо обговорить вопрос показов помещений в период завершения срока договора – необходимость согласования с арендатором времени и количества посещений

8. Причины и условия досрочного расторжения договора

«По условиям договора арендатор обязан по завершению срока аренды вернуть собственнику помещение в состоянии “нормального износа”. Для минимизации риска возникновения споров на этой почве в акте приема-передачи максимально подробно надо описать состояние офиса, в первую очередь, “визуально нескрытные недостатки”. Если арендатор сделал ремонт, то все «неотделимые улучшения» (то, что невозможно отделить без нарушения состояния помещения) также необходимо зафиксировать. Арендатор должен оставить помещение в рабочем состоянии, то есть, если он хочет забрать дверь с собой, то на ее месте необходимо установить ту, что была до ремонта. По той же причине в случае любых непредвиденных событий (пожар, затопление и т.д.) за восстановление помещения несет ответственность арендатор, если иное не прописано в договоре. Важно знать, что если состояние помещения ухудшилось, оно используется не по назначению, арендатор без согласия собственника сдает его в субаренду или делает перепланировку, правообладатель может досрочно расторгнуть договор. Если же собственник не обеспечивает арендатора необходимыми для работы инженерными сетями, затрудняет эксплуатацию помещения, то уже арендатор имеет право на расторжение договора», – резюмирует Елена Мишина.